Front Office Mitarbeiter/in
- Zurich
- CDI
- Temps-plein
Arbeitsort: Zürich
Homeoffice: ist für diese Position nicht vorgesehenAUFGABEN UND TÄTIGKEITEN
- Koordination und Ausführung allgemeiner Sekretariatsarbeiten für die Geschäftsleitung und den Verwaltungsrat, einschliesslich Terminplanung, Sitzungsorganisation und Reisevorbereitung
- Übersetzen und Bearbeiten von Korrespondenz in mehreren Landessprachen (Deutsch, Italienisch)
- Verwaltung und Pflege des Vertragsarchivs und der Referenzprojektlisten
- Erstellung und Aktualisierung von Stellenausschreibungen sowie Pflege der Unternehmens-Medienkanäle
- Protokollführung bei CEO- und Verwaltungsratssitzungen, Nachverfolgung offener Punkte und Fristen
- Empfangsmanagement: Telefonzentrale, Besucherempfang, Post- und Paketabwicklung; Verwaltung von Büroräumen, Parkplätzen, Schlüsseln etc.
- Organisation interner Veranstaltungen und Verwaltung der Unternehmensverpflegung (inkl. Frühstück, Mittag- und Abendessen)
- Unterstützung der Verkaufsprojekte und der Direktionsmitglieder
- Sicherstellung des reibungslosen Betriebs des Sekretariats während der Bürozeiten von 08:30–12:00 und 13:30–17:30 (inkl. Stellvertretungsregelung)
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Empfangsbereich, vorzugsweise in der Immobilienbranche
- Sehr gute Sprachkenntnisse in Englisch, Deutsch und Italienisch in Wort und Schrift
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und hohe Dienstleistungsorientierung
- Selbstständige, zuverlässige und teamfähige Persönlichkeit
- Sicherer Umgang mit MS-Office und idealerweise Erfahrung mit CRM-Systemen
- Erfahrung in der Protokollführung und Organisation von Sitzungen