People Support & Office Coordinator (m/w/d)

• Verantwortlich für das Office Management; u.a. Materialverwaltung, Koordination von Besuchen, diverse Aufgaben im Zusammenhang mit dem Facility Management, Verwaltung von Reiseprospekten, Organisation von Treats und Events für Zürich und Unterstützung bei der Organisation für Belgien und Norwegen.
• Ansprechpartner für kleinere IT-Angelegenheiten vor Ort, Einrichtung von Arbeitsplätzen, Schnittstelle zu IT London, Bestellung und Verwaltung von technischem Equipment
• Unterstützung bei der Koordinierung von Renovierungsarbeiten im Büro (je nach Bedarf)
• Bürobeschilderung und Branding
• Verantwortlich für die Postbearbeitung
• Sicherstellung der Einhaltung der bewährten Praktiken im Bereich Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
• Führung der Kommunikation mit den Vermietern und ihren Vertretern in allen Gebäudeangelegenheiten, einschließlich Notfallarbeiten
• Verwaltung des Zugangskontrollsystems für das Büro in Zusammenarbeit mit unserer Reception und Verwaltung von Ausweisen
• Verwaltung des Prozesses vor der Einstellung (PES) und Sicherstellung, dass alle Dokumente und Prüfungen für neue Mitarbeiter innerhalb der vereinbarten Fristen eingeholt und abgeschlossen werden
• Unterstützung in administrativen Belangen wie Spesenabrechnungen, diverse Korrespondenzaufgaben, Erstellen und Versenden des wöchentlichen Newsletters, Arbeitsbestätigungen, Arbeitszeugnisse, Unfall- und Krankheitsanmeldungen etc.
• Schnittstelle zur Finanzabteilung (Spesenabrechnungen, Rechnungen, etc.)
• Ansprechpartner für die Arbeit von zu Hause aus und Bereitstellung der erforderlichen Ausrüstung
• Ablage von Dokumenten

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (oder gleichwertig)
• 2-3 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position in einem internationalen Umfeld, Erfahrung in der Tourismusbranche von Vorteil
• Sie beherrschen die deutsche Sprache fliessend in Wort und Schrift und verfügen über sehr gute Englischkenntnisse
• Hohes Verantwortungsbewusstsein
• Selbständige, belastbare und begeisterungsfähige Persönlichkeit
• Dynamische, flexible und organisierte Arbeitsweise
• Dienstleistungsorientiert und kommunikationsfähig
• Hands-on-Mentalität und Freude an Herausforderungen
• Stelle ist vor Ort (kein Homeoffice)
• Arbeitstage und -zeiten sind flexibel und können mit dem Personalleiter abgesprochen werden. Mittwoch und Donnerstag sind Pflichtarbeitstage.

• Eine abwechslungsreiche Aufgabe in einem lebhaften, internationalen Umfeld
• 5 Wochen Ferien
• Gute Pensionskasse
• Gute Sozialleistungen inklusive Sabbatical nach 5 Dienstjahren
• Attraktive Mitarbeiter-Rabatte
• Entwicklungsmöglichkeiten in einem agilen und internationalen Unternehmen
• Werden Sie Teil unseres globalen und dynamischen Teams, in dem Diversität im Mittelpunkt steht

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