Office Manager:in am Institut für Intelligente, Interaktive Systeme - SIPLAB (m/w/d)

Zurich
CDI
Temps-plein

Il y a 1 jour

DruckenDas Departement Informatik (D-INFK) zählt zu den 16 renommierten Departementen der ETH Zürich. Zur Verstärkung unserer suchen wir per 1. Januar 2026 oder nach Vereinbarung eine:n versierte:n Office Manager:in. In dieser interessanten Rolle unterstützen Sie Prof. Christian Holz und die Mitarbeitenden der Forschungsgruppe bei allen administrativen Belangen des Labs. Zudem arbeiten Sie eng mit anderen Forschungslabors des Departements, diversen Abteilungen der ETH Zürich sowie internationalen Forschungspartnern zusammen.Diese Position ist unbefristet und wir streben eine langfristige Zusammenarbeit an.StellenbeschreibungFinanz- und Projektmanagement:

Verantwortung für die Budgetplanung, Budgetführung und Abrechnung der Basisfinanzierung und von Projektbudgets
Spesen- und Kreditkartenabrechnungen sowie das Kreditoren- und Debitorenwesen
Unterstützung bei Vertragsabwicklungen und Projektanträgen

Personalwesen:

Organisieren der Ein- und Austritte der Mitarbeitenden der Forschungsgruppe inkl. Onboarding
Beratung und Support der Mitarbeitenden in allen administrativen Belangen während der Anstellungsdauer
Koordination der Prozesse in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung
Verantwortung für das Gästemanagement und Mobilitäts-Projekt-Studierende

Organisation, Koordination, Kommunikation:

Korrespondenz in Deutsch und Englisch mit Geldgebern und internen sowie externen Stakeholdern
Organisieren von Workshops und Sitzungen
Verwaltung der Schlüssel der Forschungsgruppe
Unterstützung in relevanten ETH-weiten Belangen und
Überwachung der Einhaltung compliance-relevanter Themen

Profil

Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich sowie Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
Selbständige, dienstleistungsorientierte, präzise und zuverlässige Arbeitsweise mit einem ausgeprägten Gespür für Menschen und Zahlen
Fundierte Kenntnisse der MS-Office-Programme; SAP-Kenntnisse sind von Vorteil
Sehr gute mündliche und schriftliche Deutsch- und Englischkenntnisse
Freude an der Arbeit in einem internationalen, dynamischen und wissenschaftsorientierten Umfeld

ArbeitsortArbeitsortWir bieten

Eine abwechslungsreiche und spannende Tätigkeit in einem internationalen, jungen und dynamischen Team
Sie werden Teil eines aktiven Netzwerks, mit engagierten und unterstützenden Kolleg:innen in vergleichbaren Positionen
Zugang zu internen Einführungskursen für administrative Mitarbeitende sowie ein umfangreiches Weiterbildungsangebot

, diverse Mensen, Car Sharing, ein breites Sportangebot des , attraktive * Flexible Arbeitszeitmodelle mit der Möglichkeit für Homeoffice nach Absprache

Moderner, gut eingerichteter Arbeitsplatz an zentraler Lage Nähe Zürich Hauptbahnhof

Ihr Job mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zum positiven Wandel der Gesellschaft beiträgt. Wir setzen uns aktiv für eine nachhaltige und ein.Diversität ist uns wichtigIm Einklang mit unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können.Neugierig? Sind wir auch.Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

Motivationsschreiben
CV
Arbeitszeugnisse und Diplome

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.Weitere Informationen finden Sie auf unserer . Für Auskünfte steht Ihnen Frau Fiorella Meyer, Tel. 044 632 82 09 / E-Mail: fiorella.meyer@inf.ethz.ch (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.Für Personalvermittlungen gelten die .Über die ETH ZürichDie ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.

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