Teamleiter/in Administration 80-100%

• Verantwortung für den gesamten administrativen Ablauf des Sekretariats, einschliesslich Termin-, Kalender- und Fristenüberwachung sowie Dokumentenmanagement
• Telefonische und schriftliche Kommunikation nach innen und aussen, Postbearbeitung (In- und Ausland) sowie alle administrativen Tätigkeiten am Empfang
• Enge Zusammenarbeit mit der Leiterin Administration, inklusive aktiver Unterstützung bei der Organisation und Vorbereitung von Meetings und Geschäftsreisen sowie Bearbeitung und Nachverfolgung von Korrespondenz (E-Mails, Briefe etc.)
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und -möbeln sowie Verantwortung für die reibungslose Büroorganisation und effiziente Arbeitsprozesse
• Unterstützung bei internen Projekten und Sonderaufgaben, Verfassen von Protokollen und Dokumentationen, Koordination von kleineren Projekten und Aufgaben in Eigenverantwortung sowie stellvertretende Leitung der Administration
• Personalführung der Sachbearbeiter/in, Praktikant/in und Lernenden inkl. Praxisbetreuung

• Direktionsassistentin oder qualifizierte/r Sachbearbeiter/in mit EFZ/Fachausweis, Erfahrung im Büromanagement und Kenntnissen in moderner Büroorganisation. Auch für Absolvent/in einer höheren Fachschule in Business Administration geeignet, die erste Führungserfahrung sammeln möchten.
• Deutsch als Muttersprache (stilsicher) sowie gute Kenntnisse in Französisch und Englisch in Wort und Schrift; jede weitere Sprache ist von Vorteil
• Versierte IT-Kenntnisse, sicherer Umgang mit Microsoft 365 Office und Bereitschaft, KI-Tools in den Arbeitsalltag zu integrieren.
• Ausgezeichnete Organisations- und Multitaskingfähigkeiten, Kommunikationsstärke, Kundenorientierung sowie Selbstständigkeit und Eigeninitiative
• Herausforderungen gehen Sie proaktiv an, finden rasch praktikable Lösungen, arbeiten effizient und ruhig auch unter Zeitdruck und fördern ein kooperatives Arbeitsumfeld durch Ihre teamorientierte Zusammenarbeit mit Kollegen und Vorgesetzten

• Vielseitiges Aufgabengebiet in einem internationalen und dennoch familiären Unternehmen
• Eine Firmenkultur mit Raum für Eigenverantwortung und unternehmerische Ideen
• Ein Umfeld, in dem Offenheit und Wertschätzung selbstverständlich sind
• Attraktive Anstellungsbedingungen mit überdurchschnittlichen Sozialleistungen
• Unterstützung bei Ihrer persönlichen Entwicklung

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